公共基础知识公文写作：公文文体与结构常识

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公文文体与结构常识

(一)公文的文体

应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、真实性、结构格式的规范性。

公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式;兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。

(二)公文的格式(结构)

公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。

公文的其他组成部分有：文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。 印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。

1.眉首部分

眉首部分又称文头部分在行政机关公文首页，置于红色反线以上的各要素统称眉首。眉首部分通常由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等要素构成。 (1)公文份数序号。是将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角行。一般适用于比较重要的公文。

(2)秘密等级和保密期限。秘密文件要注明密级，不涉及保密内容的普通文件，没有这个项目。公文需要标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

(3)紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时间的限度。公文如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 (4)发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如“××省人民政府文件”;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘有25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布;如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

(5)发文字号。发文字号又称公文编号，是发文机关同一年度公文排列的顺序号，由发文机关代字、年份和序号组成，如国务院文件“国发〔2004〕3号”中，“国发”是发文机关代字，“2004”是发文年份，“3号”为文件序号，表明这份文件是国务院在2004年度制发的第3号文件。如果一个机关的文件数量较多，还可以在发文字号中加上一个类别标志，反映文件的业务内容或归宿。几个机关联合行文，只注明主办机关的发文字号即可。发文字号应在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“〔〕”插入;序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。

(6)签发人。签发人是指代表机关签发公文意见的领导人姓名。上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

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