第三，制定工作提纲。仔细思考并制定书面工作提纲，明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要安排食宿、准备车辆，是否安排参观，会议的成本预算，邀请新闻媒体等其他活动。

　　第四，准备文字材料。要准备好会议所用开幕词或主持词，领导讲话稿、发言稿，以及其他的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表，等等。

　　第五，布置会场。张贴会议名称条幅，布置会场和主席台，放置鲜花、饮用水，话筒等。调试扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸等会议设施。仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小)，以免临时发生故障或出现差错。

　　第六，做好会议接待和其他保障工作。在会议进行中，要组织与会人员签到，安排座位，发放材料，并随时接受领导的其他安排;做好其他应急预防工作等。

　　最后，做出总结。

　　5.主持会议

　　会议是单位贯彻党的路线、方针、政策的具体形式之一，也是领导干部开展工作的一个重要方法。召开一个会议，尤其是决策性会议，要能够使会议开得热烈一点、议题集中一点、效果明显一点，可以说，主持者起着至关重要的作用。如何主持好一个决策性会议，作为一名主持者必须做到以下几点：

　　(1)准备阶段：①制定书面主持提纲，明确会议目的，做到了然于胸，并在会前明确通知与会者;②如果确有必要，应先将有关议题提交参与议事人员，让其先思考、准备;③明确会议需要的大致时间，确保在开会时不脱离议题;④安排有关人员做好会议记录;⑤提前布置好会场。

　　(2)推进阶段：在会议上，自己一方面要积极记录会议内容，适时作出归纳总结外，还必须做好以下几点：①为防止冷场，主持人要立即做些评说，提问或解释;②为防止激情迸发，讨论过热甚至爆炸，要注意观察个别成员的情绪变化，以便及时“灭火”，把话头从“爆炸点”引开，用幽默调节会议气氛;③在议事过程中，要充分发扬民主，让参与议事人员充分发表意见，避免“一言堂”;④善于启发开导和归纳总结，集思广益，以便尽快求得对问题的一致看法。

　　(3)结尾阶段：结束会议前要制定或引出决议，要充分发挥主持人的权威，向与会者报告已得出的结论、尚存的分歧和会后要采取的行动。通报取得的成果：简明地列出达成的协议，并向与会者公开。

　　(4)落实阶段：指出哪些事情会后就得落实，负责人是谁，感谢与会者的帮助。把会议决定的事项印成文件，发给与会者和与此有关的人员。

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